Messe Magazin

Direkt auf den 76. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Urologie (DGU) vom 25. bis 28. September 2024 folgte der Kongress VISZERALMEDIZIN vom 2. bis 5. Oktober. Beide Kongresse luden dieses Jahr ins CCL und Halle 2 ein. Beide erwarteten mehrere Tausend Teilnehmer aus ganz Deutschland. Beide wurden von der Interplan Congress, Meeting & Event Management AG organisiert. Und genau das machte es möglich, die Veranstaltungen von Anfang an zusammen zu denken, mit allen Dienstleistern und Gewerken genau zu planen und die kurze Zeit für den Umbau dann so effizient wie möglich zu nutzen. „Wir haben schon frühzeitig die Schnittstellen identifiziert: Wo können wir eine Art Schablone über beide Kongresse legen, wo können wir Prozesse parallel denken und nachhaltig agieren“, erzählt Elke Jaskiola, Director Key Account Management bei Interplan. Daraus ergaben sich mehrere Ansätze, den Einsatz von Ressourcen zu optimieren – ohne Kompromisse in der hochwertigen Ausstattung.

Freitag, 11. Oktober 2024: Alle arbeiten mit Hochdruck auf das große Event der Tanz-Meisterschaften hin. Heute, am Vortag der Veranstaltung, lässt sich noch nicht ganz erahnen, in welchem Glanz die Halle am nächsten Tag erstrahlen wird. Da werden noch Lampen aufgehängt, Sounchecks durchgeführt, Equipment für das Catering durch die Halle geschoben. Die Banden um die Tanzfläche fehlen noch, ebenso die Tische und Bestuhlung für die VIP-Plätze. Aber: Das Tanzparkett liegt bereits. Und für Oliver Thalheim ist es ein Leichtes, sich kurzerhand auf genau diesem Parkett für ein Foto in Pose zu werfen.

Zusammen mit Tina Spiesbach-Hepke leitet Thalheim nicht nur eine Tanzschule in Leipzig, das Duo richtet auch seit vielen Jahren dieses große Turnier aus. „Wir sind selbst Tänzer gewesen und wollten für die nächste Generation einen tollen Wettbewerb auf die Beine stellen“, erzählt Thalheim. „Daher haben wir uns mit viel Eigeninitiative und Engagement beim Deutschen Tanzverband dafür beworben, diese WM und EM auszurichten.“ In den vergangenen 14 Jahren haben sich als Veranstalter einen Namen gemacht – bei den Tanzpaaren und Juroren, bei den Zuschauern und allen anderen Beteiligten.

Als Unternehmen der Leipziger Messe Unternehmensgruppe war FAIRNET der federführende Organisator der Fan Zone auf dem Leipziger Augustusplatz und des Fan Meeting Points auf dem Wilhelm-Leuschner-Platz. Hinzu kamen eine Reihe von Promo- und Sonderaktionen, die zum Teil schon zwei Jahre zuvor starteten. Herzstück des Organisationsauftrags: die Fan Zone Augustusplatz mit Platz für bis zu 15.000 Fußballfans.

Zwischen Gewandhaus und Oper wurden alle 51 Spiele der UEFA EURO 2024 auf zwei riesigen Screens übertragen. Zudem bot das Areal mit Riesenrad, Kickertischen, einem Fußballkleinfeld und gastronomischen Angeboten viele Attraktionen. Allem voran: ein großartiges musikalisches Programm mit Leipziger Nachwuchsbands und erfolgreichen Acts wie MEUTE, Clueso und mehr. An den vier Leipzig-Spieltagen gab es außerdem Street Entertainment in der Innenstadt mit Straßenmusik, Breakdance, Pantomime und Jonglage, Stelzentänzern und Fußballfreestyle.

Es ist der 23. Mai 2024, kurz vor elf Uhr vormittags, und Saal 1 des Congress Center Leipzig (CCL) ist schon gut gefüllt. In wenigen Minuten beginnt eine Ministerkonferenz mit Fokus auf Verkehrsinfrastruktur und globale Vernetzung. Es herrscht geschäftiges Treiben. In kleinen Gruppen steht das internationale Publikum im halbdunklen Saal, tauscht sich aus und wechselt Visitenkarten im Business-Casual-Outfit. Eine Frau sticht aus der Menge hervor: Lydia Cielinski, die Regisseurin der Veranstaltung, ist von Kopf bis Fuß in Pink gekleidet. „Das hat sich zu meinem Markenzeichen entwickelt. So können mich alle im Saal schnell finden. Und wenn eine Person meinen Namen nicht kennt, fragt sie oder er einfach nach der Frau in Pink“, sagt die 43-Jährige lachend und führt den nächsten hochrangigen Gast und sein Gefolge an seinen Platz.

Die Stützen und die rahmenlosen Trägersysteme bestehen aus Aluminium und können einfach wiederverwendet werden. Für viele Aussteller ist das ein Nachhaltigkeitsaspekt, der immer bedeutender wird. Den Veranstalter freut wiederum, dass Systemstände deutlich schneller aufgebaut werden können. Er spart damit nicht nur Zeit, sondern auch die Genehmigung, die er für jeden individuellen Stand einzeln einholen muss. Obendrauf bekommt er zudem eine optisch einheitliche Veranstaltung mit hohem Wiedererkennungswert.

Wie ein typischer Tag auf dieser Klassenfahrt LEIPZIGER MARKT MUSIK für die beiden aussieht? Sie treffen gegen 13 Uhr vor Ort ein und bereiten den Backstage-Bereich für den Tag vor. Die Gastronomen werden begrüßt und Einlass-Bändchen an die Crew verteilt. Gegen 14.30 Uhr reist die erste Band an, es geht zum Soundcheck. Der dauert rund eine Stunde. Um 16 Uhr läuft auf den LED-Wänden der erste Programm-Mitschnitt – meist eine Konzertaufnahme vom Vorjahr. 17 Uhr steht der erste Live-Act auf der Bühne. Gegen 18.30 Uhr wird ein zweiter Mitschnitt gezeigt, während der Bühnenumbau für die zweite Band läuft, die um 20 Uhr als Haupt-Act auftritt und bis Punkt 22 Uhr spielt. Zum Ausklang gibt es bis 23 Uhr einen dritten Mitschnitt, meist vom Vortrag, ehe aufgeräumt und der nächste Tag besprochen wird.

Ob es Pannen gibt? „Klar, es geht schon mal was schief, aber in den meisten Fällen merkt das Publikum davon gar nichts“, erzählt Luzie. Gleich am ersten Festivaltag zum Beispiel sei der Ton beim Abspielen eines Mitschnittes ausgefallen. „Wir haben aber immer einen Plan B parat“, sagt Gregor. „Den Mitschnitt haben wir sofort vom Screen genommen und stattdessen Einblendungen wie Programmhinweise oder Wegweiser eingespielt.“ Das Problem war dann schnell behoben und draußen hat es niemand mitbekommen.

Dabei blickt das Hotelservice-Team immer durch die „Kundenbrille“ auf und in die Hotels. Eine besondere Herausforderung, denn die Gäste sind so unterschiedlich wie die Veranstaltungen der Leipziger Messe. So hat die Vertriebscrew eines Ausstellers bei der Suche nach Unterkünften ganz andere Ansprüche als eine Familie mit Kindern, die zur Buchmesse kommt. Für die Aussteller und Besucher der internationalen Fachmesse OTWorld spielt beispielsweise Barrierefreiheit eine große Rolle. All diese Anforderungen müssen berücksichtigt werden. Umso besser, dass es in Leipzig vom Motel One bis zum Steigenberger Grandhotel Häuser aller Kategorien und für jegliche Ansprüche gibt.

Doch bevor all das passieren kann, sind viele Anfragen und Absprachen nötig. „Wir haben gute, belastbare Kontakte in relevanten Ministerien. Die fragen wir an, wenn wir einen Minister auf Bundes- oder Landesebene gern auf einer Messe als Gast dabei hätten“, erzählt Petzold. Und das ist längst nicht alles. Das Bundeskriminalamt prüft jeden Besuch sorgfältig und muss im Vorfeld grünes Licht geben. Außerdem hat die Abteilung Sicherheit und Verkehr der Leipziger Messe noch ein Wörtchen mitzureden. Erst wenn all das geklärt ist und auch der Minister sein finales Go gegeben hat, wird ein Leitfaden für das Programm erstellt, der dann in einem minutengenauen Regieplan mündet.

Gute Verbindungen in die Büros der Ministerien, Rathäuser und Kammern sind wichtig für die Arbeit der Protokollabteilung der Leipziger Messe. Michael Petzold und sein Team brauchen aber auch gute Kontakte zu Locations, Kultureinrichtungen oder Transport- und Gastro-Dienstleistern. Außerdem nutzen sie die Strukturen im eigenen Haus. „Die Zusammenarbeit zum Beispiel mit den verschiedenen Kommunikationsabteilungen, der Sicherheit und Logistik, aber auch mit der fairgourmet und FAIRNET ist erstklassig und ein wichtiger Pfeiler unserer Arbeit“, betont Petzold.