Das Telefon klingelt. Also nicht eines, sondern eigentlich alle. Im Projektbüro – mitten in der Glashalle – sitzt das Team um Projektdirektorin Heike Fischer und beantwortet Fragen von Ausstellern, löst Probleme, gibt Auskunft im Minutentakt. Vier Frauen gehören zum Projektteam der Hobbymesse Leipzig. Sie haben in den letzten Monaten Aussteller akquiriert, Programme geplant und unzählige Details mit den Fachabteilungen abgestimmt – von Technik über Kundenservice bis zu Verkehr, Sicherheit und Kommunikation.
Foto: Leipziger Messe
„Am ersten Messetag sind wir schon früh vor Ort – denn die Ausstellerinnen und Aussteller haben noch viele Fragen, und wir sind ihre ersten Ansprechpartnerinnen“, sagt Heike Fischer. Alle Stände sollten jetzt fertig sein – sind sie aber nicht immer. Eine Messe ist kein am Fließband produziertes Produkt. Sie ist ein Zusammentreffen von Menschen, die Neuheiten im Gepäck haben – und Neuheiten brauchen Raum und Flexibilität bis zur letzten Minute. „Eine Stunde vor Messebeginn haben wir ein letztes Meeting, besprechen die Probleme, die am Morgen bereits gelöst wurden, und gehen an die nächsten Aufgaben“, so Fischer. Aushilfen werden eingewiesen, die Sicherheit geprüft, ein letzter Gang durch die Hallen. „Wir sind ein kleines, sehr gut harmonierendes Team. Jeder kennt seine Aufgabe und löst sie selbstständig – dank vieler Listen und jahrelanger Erfahrung.“ Es ist ein großes Puzzle, das sich an diesem letzten Morgen zusammensetzt – und das Team ist im absoluten Profimodus. Natürlich auch, oder gerade, am ersten Messetag um Punkt neun Uhr.
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Premiere für die Spiele- und Kreativwelt in Halle 1
André Steinhagen ist Halleninspektor der Halle 1 – ein erweiterter Hausmeister sozusagen, aber eben für eine 20.000-Quadratmeter-Halle statt für ein Mietshaus mit sechs Parteien. In dieser Funktion sorgt er dafür, dass das „Haus“ in bestem Zustand ist. Für ihn ist die Hobbymesse eine Premiere: Erstmals wird die Halle 1 zur Heimat der Spiele- und Kreativwelt, einem der größten Anziehungspunkte der Messe. Damit alles im rechten Licht erscheint, geht Steinhagen am Morgen ein letztes Mal durch die Halle. Brennt das Licht dort, wo es soll? Sind Toiletten geöffnet, Rettungswege frei, der Müll beseitigt? Sollte etwas nicht passen, stimmt er sich mit seinen Kollegen ab: Die Leitzentrale kann Temperatur und Beleuchtung steuern, die Servicekräfte beseitigen letzte Spuren vom Aufbau. Danach folgt der finale Rundgang mit den Teams von Reinigung und Sicherheit – der Moment, in dem man noch kleine Baustellen entdeckt.
Durch die Augen eines Besuchers: Generalprobe vor der Premiere
Auf diesem Rundgang begegnet Steinhagen oft Robert Barniek. Er ist technischer Referent und schon Monate vor Messestart mit allen Ausstellern im Gespräch. Welche Materialien dürfen an den Ständen verwendet werden? Wie müssen Exponate platziert sein? Und wo kann Licht angebracht werden? All diese Fragen klärt Barniek bereits im Vorfeld der Messe. „Die letzte Stunde vor der Eröffnung ist dann die Generalprobe vor der Premiere. Alles ist vorbereitet. Und so gehe ich mit den Augen des Besuchers durch die Hallen. Während man in den Vortagen eher in den Details der einzelnen Stände steckt, ist das jetzt der Gesamtblick.“ Dann geht es um die kleinen Dinge: eine Palette am Tor, ein Kabel im Gang oder eine Kerze, die für Gemütlichkeit sorgen soll, aber leider nicht erlaubt ist. „Das klären wir dann sofort – und meist unkompliziert.“ Für Barniek heißt das vor allem: Ruhe bewahren und im Gespräch bleiben.
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Der erste Eindruck bleibt
Ruhe ist auch das oberste Gebot bei Manuela Peukert. Seit fast 40 Jahren arbeitet sie bei der Leipziger Messe und verantwortet den Geländeservice. Dazu gehören Garderoben und Geländedienst. In der letzten Stunde vor Messestart steht die sogenannte Sichtkontrolle an. Gemeinsam mit Kollegen geht sie alle relevanten Bereiche ab – Hallen, Toiletten, die Glasröhren und Übergänge – und prüft, ob alles sauber ist. „Die Glashalle als Eingangshalle erhält dabei nochmal besondere Aufmerksamkeit. Denn dort entsteht bei unseren Besuchern der erste Eindruck und den können wir nicht korrigieren.“ Sollte etwas noch nicht passen, sucht Peukert das Gespräch mit den Dienstleistern. „Schließlich sollen sich unsere Besucher rundum wohlfühlen, und Sauberkeit ist dafür eine wichtige Grundlage. Bei einer Hobbymesse, bei der fast das gesamte Gelände belegt ist, braucht es dafür einen wachen Blick, schnelle Beine und die Gelassenheit, ruhig zu bleiben, selbst wenn es an mehreren Stellen gleichzeitig brennt.
Veranstaltungstechnik, Sicherheit, Halleninspektoren, Garderoben, Geländeservice – all diese Fachbereiche steuert das Team von Ludwig Behr. „Meine Kollegen haben sehr unterschiedliche Aufgaben kurz vor der Messe. Damit alles funktioniert, helfen Checklisten und natürlich die direkte Abstimmung miteinander. Wenn die Besucher unsere Arbeit nicht sehen, dann haben wir alles richtig gemacht.“
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Die FAIRNET, der Vor-Ort-Dienstleister für Messebau, steht den Ausstellern in den letzten Stunden des Aufbaus mit ihrem Last-minute-Service zur Verfügung. Ist dieses „last minute“ wortwörtlich zu nehmen? „Wir planen immer, einen Tag vor der Messe gegen Mittag mit dem Standbau fertig zu sein“, sagt Abteilungsleiter Christian Merkel. „Dann können die Aussteller ihre Stände beziehen und einrichten. Manchmal fällt den Ausstellern dann auf, dass sie doch noch etwas vergessen haben, zum Beispiel Möbel, Monitore oder ganze Wände. Da helfen wir natürlich gerne.“ Oft sind es aber die kleineren Dinge: Eine zusätzliche Steckdose wird benötigt, die Beleuchtung wird angepasst, oder es werden noch Möbel gerückt, weil Exponate größer ausfallen als gedacht. Und ja – das passiert bis zur letzten Minute.
Bis zur letzten Minute wird an den Messeständen gefeilt, ehe die Besucher kommen.
Foto: Leipziger Messe
Und jetzt? Kann endlich geöffnet werden? Den Empfang der ankommenden Besucher hat das Team um Christoph Weidemann, Abteilungsleiter Digitale Geschäftsmodelle / Besucherservices, im Blick. Hier passiert in den letzten Minuten noch jede Menge: An den Kassen wird Personal eingeteilt, Technik geprüft, Wechselgeld kontrolliert. Die Infostände werden besetzt, Material gecheckt, Serviceeinrichtungen wie der messeeigene Kindergarten oder der Still- und Wickelraum gehen in Betrieb. Es sind Hunderte Handgriffe, die wie am Schnürchen ablaufen. Warum? Weil alles seit Wochen geplant ist. Sollte doch ein System ausfallen, gibt es alternative Lösungen. „Einerseits versuchen wir, die Abhängigkeit von einem System so gering wie möglich zu halten, andererseits kennen wir immer einen Plan B“, erklärt Weidemann. „Die letzten 60 Minuten sind eher dafür da, ad hoc Probleme zu lösen.“ Fehlt mal eine Aushilfe, springen er und sein Team selbst ein – bis alles läuft. „Mein Team ist befähigt, Probleme selbstständig zu lösen. Nur so funktioniert Messe: schnell reagieren und Lösungen finden.“
Eingangsbereich in der Glashalle zur Hobbymesse Leipzig 2025
Foto: Leipziger Messe
Auf das Thema Crowd Management konzentriert sich Johannes Graubner, Abteilungsleiter Sicherheit. Für ihn ist die letzte Stunde vor Messestart schon voller Messebetrieb: „Jetzt läuft die Anreise auf Hochtouren. Gerade die Hobbymesse hat viele treue Besucher, die früh da sein wollen und schon ab 9 Uhr in die Glashalle drängen.“ Doch Graubner hat nicht nur die Menschenmengen im Blick. Ein Start der Messe darf nur erfolgen, wenn alle Sicherheitsvorkehrungen greifen. Dafür gibt es am ersten Veranstaltungstag eine Sicherheitsberatung mit allen relevanten Beteiligten, Polizei und Feuerwehr. „Die 60 Minuten vor Messebeginn sind für mich die Zeit, um sicherzugehen, dass die Sicherheit der Besucher gewährleistet ist und alle Probleme mithilfe der Kollegen behoben werden. Nur so kann der Messebetrieb einwandfrei starten.“ Die ersten Stunden sind besonders aufregend. „Wenn die meisten Gäste in den Hallen sind, wird es etwas ruhiger – bis die nächste Herausforderung ansteht.“
Das Kribbeln in der Röhre
Die Veranstaltung ist freigegeben. Jetzt kann es losgehen – auch für das Kommunikationsteam. Carsten Lorenz ist Pressesprecher der Hobbymesse Leipzig und Teil eines dreiköpfigen Teams. Seine letzte Stunde vor Messebeginn ist vollgepackt: Termine prüfen, Akkreditierungen durchgehen, Mails checken. „Wie wird über die Messe gesprochen? Gibt es erste Anfragen von Medien? Was passiert gerade auf Social Media?“ Danach folgt ein kurzes Treffen mit Fotografen und Videografen. Anschließend geht es zum ersten Rundgang in die Messehallen. „Gerade später, wenn es sehr voll ist, muss ich sehen, wie ich schnell von A nach B komme – dafür ist der erste Rundgang besonders wichtig.“ Meist macht Lorenz einen letzten Abstecher ins Projektteam – eher fürs Gefühl und ein aufmunterndes Lächeln, denn wirklich Zeit hat dort keiner. Dann geht es Richtung Halle 3. Die Modellbahnhalle wird zum Messestart immer wortwörtlich gestürmt. Carsten Lorenz positioniert sich mit Fotografen und Videografen am Eingang der Röhre und wartet auf den Beginn – den finalen Countdown. Ein Kribbeln inklusive.
Foto: Leipziger Messe
Krawatte richten zum Countdown
Auch bei den Gastronomiespezialisten von fairgourmet herrscht in der letzten Stunde Hochbetrieb. In der Hauptproduktionsküche und anderen Einrichtungen wird alles vorbereitet. Kühlketten und Temperaturen werden kontrolliert, die Auslagen appetitlich bestückt. An den Ständen in und zwischen den Messehallen werden Geschirr, Besteck und Dekoration final gerichtet, Kassen und Technik gecheckt. Alle Mitarbeiter suchen ihren Arbeitsort auf. Beliebte Snacks wie Baguettes oder Currywurst werden in großen Mengen vorbereitet. „Unser Ziel ist, dass die Besucherinnen und Besucher gleich von der ersten Minute an mit einem perfekten gastronomischen Erlebnis begrüßt werden – und das mit einem Lächeln“, so Antje Schneider, Personalleiterin bei fairgourmet. Dank der großen Erfahrung entsteht keine Hektik. „So bleibt sogar noch Zeit, die Krawatten zu richten. Schließlich sind wir zusammen mit allen anderen Gastgeber für Tausende Besucherinnen und Besucher.“ Für das fairgourmet-Team gilt die Messe als richtig eröffnet, wenn die ersten Besucher eintreffen, einen Kaffee genießen und mit einem Lächeln in den Messetag starten. Spätestens wenn die ersten Schlangen an Snackständen und Imbissständen entstehen und das Kassenteam die Kassen mit Wechselgeld nachbestückt, spürt man: Jetzt ist Messe!
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Das Hochgefühl zum Messestart
Dieses Hochgefühl kennt auch Halleninspektor Steinhagen: „Wenn sich die Tore öffnen, ist das für mich und meine Kollegen jedes Mal ein sehr bewegendes Gefühl. Dies wiederholt sich am Ende des Tages, wenn die Aussteller und Besucher zufrieden die Messehalle verlassen.“ Robert Barniek pflichtet ihm bei: „Direkt zum Messestart ist die Spannung noch hoch. Erst wenn Tausende Besucher in den Hallen sind, zeigt sich, ob alles wie geplant funktioniert. Richtig aufatmen können wir eigentlich erst am Ende des ersten Tages, wenn die Hallen wieder leer sind und alles reibungslos lief. Der zweite Tag läuft dann meist viel entspannter.“ Aufregend wird es für das Team rund um Behr noch einmal am letzten Messetag: „Der Abbau ist immer nochmal mit vielen Anforderungen verbunden – und erst wenn der letzte Aussteller das Gelände verlassen hat, kommt so richtig Erleichterung.“
Video Rückblick
Einatmen, ausatmen – Messe!
„Wenn unsere Gäste in den Hallen sind und das berühmte Surren durchs Messegelände schwirrt, dann kann ich einmal durchatmen“, so Manuela Peukert. „Aber dann ist unsere Arbeit längst nicht vorbei. Während des gesamten Messedurchlaufs finden die sogenannten Qualitätskontrollen statt, damit auch wirklich alles sauber und schön bleibt.“ Auch bei Christoph Weidemann bleibt die Konzentration hoch. Sein Ziel ist klar: „Glückliche Gäste mit Erinnerungen an schöne Erlebnisse und starke Begegnungen. Wenn unsere Leistung kaum auffällt, haben wir alles richtig gemacht. Dem kann Sicherheitschef Johannes Graubner nur zustimmen: „Bei der Hobbymesse haben wir sehr euphorische Besucher, die schnell in die Hallen wollen. Das Verhalten von Menschen lässt sich nur begrenzt beeinflussen. Daher ist das Beobachten des Besucherverkehrs besonders in der Einlassphase wichtig. Wenn diese geschafft ist, wird es hoffentlich erstmal ruhiger. Aber weil Sicherheit für uns höchste Priorität hat, bleiben wir immer in Bereitschaft – bis der letzte Aussteller das Gelände verlassen hat.“
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Und wie geht es dem Projektteam? „Kurz vor Messebeginn wünsche ich meinem Team Kraft für die kommenden Tage – und natürlich Freude“, so Heike Fischer. „Denn bei allen Herausforderungen und Anstrengungen ist es gerade jetzt wichtig, die Messe auch bewusst zu genießen und sich über den Erfolg zu freuen. Dass diese Messe jetzt beginnen kann, ist unser gemeinsamer Verdienst. Das haben wir geschafft.“ Für das Team um Heike Fischer gibt es dann einen kleinen Glücksbringer, ein freundliches Lächeln – und schon klingelt wieder das Telefon. Die Kolleginnen stürmen davon. Es ist Messe – und dieses Surren ist das schönste Geräusch, das sich Messe-Menschen wünschen können.
Foto: Leipziger Messe
Auf der Hobbymesse Leipzig 2025 ließen sich 78.800 Besucherinnen und Besucher von den aktuellen Hobbytrends begeistern. Und diese schauen nun voller Vorfreude aufs nächste Jahr: Dann öffnet die Messe vom 2. bis 4. Oktober 2026 mit jeder Menge Inspiration für alle, die ihr Hobby lieben.
