Direkt auf den 76. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Urologie (DGU) vom 25. bis 28. September 2024 folgte der Kongress VISZERALMEDIZIN vom 2. bis 5. Oktober. Beide Kongresse luden dieses Jahr ins CCL und Halle 2 ein. Beide erwarteten mehrere Tausend Teilnehmer aus ganz Deutschland. Beide wurden von der Interplan Congress, Meeting & Event Management AG organisiert. Und genau das machte es möglich, die Veranstaltungen von Anfang an zusammen zu denken, mit allen Dienstleistern und Gewerken genau zu planen und die kurze Zeit für den Umbau dann so effizient wie möglich zu nutzen. „Wir haben schon frühzeitig die Schnittstellen identifiziert: Wo können wir eine Art Schablone über beide Kongresse legen, wo können wir Prozesse parallel denken und nachhaltig agieren“, erzählt Elke Jaskiola, Director Key Account Management bei Interplan. Daraus ergaben sich mehrere Ansätze, den Einsatz von Ressourcen zu optimieren – ohne Kompromisse in der hochwertigen Ausstattung.
Heißt konkret: Beiden Kongressen lag dasselbe Raumkonzept zugrunde – die Ausstellung und die größten Tagungssäle befanden sich nebeneinander in der Halle. Bei der Halleneinrichtung wurden von den Bodenmarkierungen und Elektroanschlüssen für die Ausstellung bis hin zu den Hängepunkten unterm Hallendach die Anforderungen von DGU und VISZERALMEDIZIN gleichermaßen berücksichtigt. Die temporär eingebauten Säle wurden einmalig eingerichtet, mit der entsprechenden Technik ausgestattet und von beiden Kongressen genutzt. In der Umbauphase wurde lediglich ein großer Plenarsaal in zwei kleinere Plenarsäle unterteilt.
Das Tagungsbüro, das technische Set-up der Registrierung und die temporär eingerichtete Medienannahme im CCL nutzten beide Kongresse. So konnte die knappe Umbauzeit vorrangig für den Abbau der DGU-Ausstellung mit 183 Ausstellern und den Aufbau der Ausstellung zur VISZERALMEDIZIN mit 128 Ausstellern und den Wechsel von Branding und Beschilderung genutzt werden.
Mut und Vertrauen, innovative Wege zu gehen
Wichtigste Voraussetzung für dieses Vorhaben? „Vertrauen. Und die Erfahrung, was jeder der beteiligten Partner leisten kann. Daher ist unser großer Vorteil, dass CCL und Interplan schon lange sehr partnerschaftlich zusammenarbeiten und wir die beiden Fachgesellschaften gut kennen“, sagt André Kaldenhoff, Geschäftsbereichsleiter Kongresse der Leipziger Messe. Denn neben Interplan und CCL waren die Fachgesellschaften – die Deutsche Gesellschaft für Urologie, die Deutsche Gesellschaft für Gastroenterologie, Verdauungs- und Stoffwechselkrankheiten (DGVS) und die Deutsche Gesellschaft für Allgemein- und Viszeralchirurgie (DGAV) – maßgeblich am Gelingen beteiligt. Allem voran durch ihre Bereitschaft, innovative Wege zu gehen. Interplan begleitet beide seit vielen Jahren als PCO – die DGU seit 18 Jahren, die VISZERALMEDIZIN seit 32 Jahren. Das CCL war schon mehrfach ihr Gastgeber.
Gemeinsame Basis für erfolgreiche Kongresse
„Wir kennen uns schon seit vielen Jahren und das Team des CCL hat jede Menge Erfahrung mit unseren Kongressen und unserer Arbeitsweise. Über so lange Zeit entsteht ein Vertrauensverhältnis“, betont auch Bruno Lichtinger, Managing Director von Interplan. Als eine der führenden Kongressagenturen in Europa und im deutschsprachigen Raum veranstaltet Interplan seit vielen Jahren regelmäßig Kongresse im CCL. „Im Arbeitsumfeld unserer Kongresse, wo viele Gewerke und Partner zusammenarbeiten, wo gegenseitiges Verständnis und gute Kommunikation wichtig sind, ist es unglaublich hilfreich, wenn man so eine gemeinsame Basis hat. Unsere Teams kennen sich zum Teil seit mehreren Jahrzehnten. Wir teilen viele Werte und unser Verständnis von Servicequalität. Wir finden gemeinsam Lösungen, vertrauen uns gegenseitig, schätzen uns – daraus entstehen großartige und erfolgreiche Kongresse.“
Über Interplan
Mit mehr als 120 Mitarbeitenden in München, Berlin und Hamburg ist die Interplan Congress, Meeting & Event Management AG eine der führenden Kongressagenturen in Europa sowie im deutschsprachigen Raum. Seit seiner Gründung im Jahr 1969 hat Interplan rund 3.500 nationale und internationale Veranstaltungen mit den Schwerpunkten Medizin und Wissenschaft erfolgreich organisiert. Am 1. Juli 2003 wurde in Hamburg die erste Interplan Niederlassung neben München eröffnet. Hinzu kam am 1. Januar 2008 ein Büro in Berlin, sowie zum Jahresanfang 2010 ein Büro in Leipzig.
Diese Partnerschaft wurde im November 2024 sogar ausgezeichnet: Interplan und das CCL haben den IAPCO Collaboration Award 2024 erhalten. Zur Preisverleihung im Rahmen der IBTM World in Barcelona wurde der „bemerkenswerte Geist der Zusammenarbeit bei der Durchführung von zwei aufeinander folgenden Tagungen in Leipzig“ gewürdigt. Die International Association of Professional Congress Organisers (IAPCO), Weltverband der professionellen Kongressveranstalter, vergibt den Collaboration Award für herausragende Zusammenarbeit und Partnerschaften, die in der Meetingbranche Spitzenleistungen bringen. „Wir freuen uns sehr, dass diese Zusammenarbeit solche Anerkennung in der Branche findet“, sagt André Kaldenhoff, „Wer selbst Tagungen und Kongresse organisiert, kann am besten einschätzen, wie wertvoll die persönliche, vertrauensvolle Zusammenarbeit ist und welche maßgebliche Rolle sie für erfolgreiche Veranstaltungen spielt.“
Throwback: Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen im Jahr 2021
Wie Mut und Vertrauen im Kongressgeschäft belohnt werden können, zeigt auch ein Blick in Jahr 2021 – die Zeit, als Veranstaltungen nach pandemiebedingten Absagen und Online-Alternativen langsam wieder in Präsenz zurückfanden. „Mit dem Kongress VISZERALMEDIZIN haben wir zu der Zeit gemeinsam einen Meilenstein gesetzt“, erzählt André Kaldenhoff. „Im September 2021 war es deutschland- bzw. sogar europaweit der erste wissenschaftlich-medizinische Großkongress, der wieder in Präsenz stattfand.“
Der Blick auf den Herbst 2024 zeigt: Zwei rundum gelungene Veranstaltungen – der DGU-Kongress mit 6.000 Teilnehmern, die VISZERALMEDIZIN mit mehr als 5.000 Teilnehmern -, zufriedene Fachgesellschaften, viele positive Lerneffekte für die Teams von Congress Center Leipzig und Interplan und eine besondere Auszeichnung. Damit kann der nächste Kongress kommen.
