Das erste Halbjahr 2024 war für das Team um Michael Petzold bereits eine Zeit mit vielen prominenten Gästen. Am 20. März eröffnete beispielsweise Bundeskanzler Olaf Scholz im Gewandhaus die Leipziger Buchmesse. Tags darauf kam Bundespräsident Frank-Walter Steinmeier samt Delegation zu einem Rundgang über die Buchmesse. Bereits Mitte Februar dieses Jahres besuchte Bundeswirtschaftsminister Robert Habeck die Handwerk live und nahm dort an der Podiumsdiskussion des HANDWERKSPOLITISCHEN FORUM OST (HAFO) teil. In den anschließenden Fernseh- und Zeitungsbeiträgen sieht man unter anderem, wie Habeck an einem Bäckerstand einen Hefezopf flechtet oder bei einem Tischlermeister hobelt. „Auf diesen Besuch haben wir uns monatelang vorbereitet“, erklärt Michael Petzold. „Da überlassen wir nichts dem Zufall. Wir wissen genau, wann der Herr Minister wo mit wem spricht, wer ihn begleitet und wann welches Foto gemacht wird.“
Vitamin B schmeckt
Doch bevor all das passieren kann, sind viele Anfragen und Absprachen nötig. „Wir haben gute, belastbare Kontakte in relevanten Ministerien. Die fragen wir an, wenn wir einen Minister auf Bundes- oder Landesebene gern auf einer Messe als Gast dabei hätten“, erzählt Petzold. Und das ist längst nicht alles. Das Bundeskriminalamt prüft jeden Besuch sorgfältig und muss im Vorfeld grünes Licht geben. Außerdem hat die Abteilung Sicherheit und Verkehr der Leipziger Messe noch ein Wörtchen mitzureden. Erst wenn all das geklärt ist und auch der Minister sein finales Go gegeben hat, wird ein Leitfaden für das Programm erstellt, der dann in einem minutengenauen Regieplan mündet.
Gute Verbindungen in die Büros der Ministerien, Rathäuser und Kammern sind wichtig für die Arbeit der Protokollabteilung der Leipziger Messe. Michael Petzold und sein Team brauchen aber auch gute Kontakte zu Locations, Kultureinrichtungen oder Transport- und Gastro-Dienstleistern. Außerdem nutzen sie die Strukturen im eigenen Haus. „Die Zusammenarbeit zum Beispiel mit den verschiedenen Kommunikationsabteilungen, der Sicherheit und Logistik, aber auch mit der fairgourmet und FAIRNET ist erstklassig und ein wichtiger Pfeiler unserer Arbeit“, betont Petzold.
Foto: Leipziger Messe
Mehr als VIP-Management
Die Protokollabteilung betreut aber nicht nur VIPs. Mit ihren vielfältigen Kontakten ist sie eine wichtige Schlüsselabteilung für alle Geschäftsbereiche. „Mit unserer Arbeit unterstützen wir die Leipziger Messe und natürlich alle ihre Themen. Oft stehen wir dabei ganz vorn“, resümiert Michael Petzold. Dabei hat die Protokollabteilung nach außen auch eine repräsentative Rolle, sowohl für die Leipziger Messe selbst als auch für die Stadt Leipzig. Beide Bereiche vertritt sie unterstützend ebenso bei zahlreichen Sonderveranstaltungen wie dem Opernball, der LEIPZIGER MARKT MUSIK oder dem Internationalen Transport Forum der OECD
Struktur und ein Gefühl für Menschen
Das Team der Protokollabteilung besteht derzeit aus vier Protokollreferentinnen und einer Assistentin. Michael Petzold ist seit 2004 Abteilungsleiter. Auf die Frage, was man für diesen außergewöhnlichen Beruf mitbringen muss, stockt Petzold kurz und sagt: „Eine Berufsausbildung dafür gibt es nicht. Man braucht organisatorisches Geschick und, ganz wichtig, ein Gespür für Menschen.“ Kommunikative Fähigkeiten sind natürlich auch von Vorteil für den Job.
Foto: Leipziger Messe
Anekdoten sind topsecret
In den vergangenen 20 Jahren hat Michael Petzold so einige Geschichten erlebt, von denen er die interessantesten aber leider nicht erzählen darf. „Integrität ist unser Vertrauensvorschuss. Den dürfen wir auf keinen Fall verspielen“, sagt der gebürtige Templiner ernst und ergänzt lachend: „Vielleicht schreibe ich ja mal meine Memoiren. Da erzähle ich dann all die pikanten kleinen und großen Stories.“
Der Zufall – Freund oder Feind?
Das Protokoll ist wie der Drehplan für einen Film. Jede Abweichung sorgt für Schweißperlen auf der Stirn des Regisseurs. Michael Petzold sieht das allerdings etwas gelassener: „Wir arbeiten mit Menschen. Und auch wenn sie Prominente sind, haben sie ihre eigenen Wünsche für den Besuch. Den respektieren wir natürlich, soweit es irgendwie geht.“ Wenn einem hochrangigen Gast also nach der Leipziger Buchmesse einfällt, noch schnell eine Lesung in der Stadt besuchen zu wollen, setzt das Protokollteam alle Hebel in Bewegung, damit das klappt. Mit Kreativität und einem gewissen Improvisationstalent lassen sich auch solche Herausforderungen meistern. „Es ist auch schon vorgekommen, dass wir mit einem Minister vor verschlossenen Türen standen. Da ist es dann wichtig, Ruhe zu bewahren und sich nichts anmerken zu lassen.“
Was die Zukunft bringt
„Für das Team wünsche ich mir, dass alles so bleibt, wie es ist. Ich habe die besten Mitarbeiterinnen, die ich mir nur wünschen kann und der Job funktioniert nur im Team“, unterstreicht Petzold und fügt etwas nachdenklich hinzu: „Ich bin gespannt, wie die Landtagswahlen am 1. September ausgehen und mit wem wir zukünftig auf Landesebene zusammenarbeiten werden.“
