Der Ticketkauf für eine Messe soll schnell gehen, intuitiv sein und möglichst reibungslos funktionieren. Vor zehn Jahren war das jedoch noch nicht selbstverständlich. „Für Kundinnen und Kunden war der Kaufprozess zwar grundsätzlich machbar, doch im Hintergrund liefen derart komplexe Abläufe ab, dass schnelles und flexibles Handeln kaum möglich war“, erinnert sich Christoph Weidemann, Abteilungsleiter Digitale Geschäftsmodelle / Besucherservices der Leipziger Messe. Er hatte damals gerade bei der Messegesellschaft angefangen und das neue Ticketing-System würde sein erstes ganz großes Projekt werden.
Flexibles Ticketing-System für Veranstaltungen
Der Weg zum neuen Ticketsystem begann zunächst klassisch: Ein umfangreiches Lastenheft wurde erstellt, eine Ausschreibung gestartet. Kleinere wie auch größere Anbieter waren im Rennen. „Keine der Lösungen traf wirklich den Kern: zu unflexibel, zu teuer, zu wenig Verständnis für unsere spezifischen Anforderungen. Irgendwann war klar: Wir müssen das selbst in die Hand nehmen”, so Weidemann. Die Konsequenz: „Dann machen wir es eben selbst.“
Foto: Leipziger Messe
Denn Messe ist nicht gleich Messe. Da ist beispielsweise die Leipziger Buchmesse, bei der innerhalb kürzester Zeit Tausende Menschen ein Ticket kaufen. Da ist die CAGGTUS Leipzig mit mehrstufigem Verkaufsprozess und konkreten Sitzplatzbuchungen für die große LAN-Party. Oder die OTWorld, bei der das Ticketing an komplexe Verkaufsregeln gebunden ist und Zertifikate nur ausgegeben werden, wenn spezifische Leistungen gebucht wurden. Hinzu kommen Journalisten-Akkreditierungen, Kundeneinladungen, Gutscheine und vieles mehr. Schnell wurde klar: Die Messe braucht weit mehr als nur einen „Ticket kaufen“-Button. Sie braucht ein hochflexibles Ticketing-System.
Eigenentwicklung mit agilem Ansatz
Schnell war ein strategischer Technologiepartner gefunden. Ab Herbst 2016 wurde intensiv entwickelt. Bereits im Mai 2017 ging mit der MEDCARE die erste Veranstaltung mit neuem Ticketsystem an den Start. „Wenn man bedenkt, was wir da auf die Beine gestellt haben – knapp neun Monate von null bis zum ersten Live-Einsatz. Das war für alle Beteiligten eine kleine Sensation“, erinnert sich Weidemann. Möglich wurde das durch eine neue Herangehensweise: Zum ersten Mal wurde ein Großprojekt agil umgesetzt. Das klassische, umfangreiche Lastenheft wurde bewusst beiseitegelegt. Stattdessen orientierte sich die Entwicklung an MVP (Minimum Viable Product) und MLP (Minimum Lovable Product).
Das bedeutete konkret: Zunächst wurde ein Produkt mit den grundlegendsten Funktionen live geschaltet und anschließend im laufenden Prozess weiterentwickelt. Gleichzeitig ging es nicht nur um Funktionalität, sondern auch darum, den Shop von Beginn an „liebenswert“ zu gestalten. „Wir haben viel über Markenintegration, Prozesse und Nutzerführung diskutiert – und das hat sich gelohnt“, so Weidemann. „Am Ende stand ein System, das nicht nur funktioniert, sondern das man auch wirklich gerne benutzt.“
Foto: Leipziger Messe
Offene Kommunikation im Entwicklungsprozess
Die neue Arbeitsweise sorgte intern zunächst für Unsicherheit. Agiles Arbeiten war ungewohnt, die Offenheit des Prozesses neu. „Unsere Lösung war es, viele Menschen einzubinden, Zwischenstände zu zeigen, zu diskutieren – und natürlich auch mal zu streiten. Die offene Kommunikation war hier der Erfolgsschlüssel.“ Gemeinsam wurden komplexe Strukturen hinterfragt und Schritt für Schritt Vertrauen aufgebaut. Ein zentraler Vorteil zeigte sich schnell: Kundenfeedback floss sehr früh in die Entwicklung ein. „Kundinnen und Kunden schauen ganz anders auf ein System. Diese Hinweise sind direkt in den Shop eingeflossen – Gedanken, die ein Lastenheft so nie hätte abbilden können.“
Der Start verlief, abgesehen von wenigen Kinderkrankheiten, erfolgreich. In den folgenden zwei Jahren wurden nach und nach alle Messen auf das neue System umgestellt, bis schließlich jede Veranstaltung integriert war.
Abbildung: Leipziger Messe
Vom internen Tool zum Geschäftsmodell
Schon bald nutzten auch Veranstaltungen an anderen Standorten wie die therapie-Messen und die CosmeticBusiness das System. „Dank unseres modularen Aufbaus lässt es sich relativ einfach auf andere Standorte und Veranstaltungsformate übertragen“, erklärt Weidemann. Auch Gastveranstalter griffen zunehmend darauf zurück. So kam das System etwa beim „15. Deutschen Volkshochschultag“ zum Einsatz. „Mit dem früheren System wäre das nicht möglich gewesen. Das neue Ticketing-System war für die Leipziger Messe ein weiterer Schritt in Richtung 360-Grad-Dienstleister.“ Der modulare Aufbau brachte das Team schließlich auf eine neue Idee: Wenn das System übertragbar ist, warum es nicht auch extern anbieten?
Ein Anruf – und ein großer Auftrag
Nach erfolgreichem Projektabschluss im Jahr 2018 erfuhr Weidemann, dass der professionelle Fußballclub Eintracht Frankfurt ein neues Ticketing-System ausschrieb. Kurzerhand griff er zum Telefon, erklärte ausführlich, warum die Leipziger Messe der passende Partner sein könnte – und überzeugte. Es folgte eine Einladung zu einem Workshop – und anschließend die nachträgliche Aufnahme in den laufenden Ausschreibungsprozess, an dem sich die Leipziger Messe beteiligte. Am Ende erhielt sie den Zuschlag. Carina Schlitter stieß zum Projektteam und fungierte seitdem als Schnittstelle zwischen Technologiedienstleister und Eintracht Frankfurt. Die Herausforderung: Eintracht Frankfurt gilt als einer der digitalsten Vereine der Bundesliga und verfügt über ein umfassendes digitales Ökosystem. In die digitale Plattform der EintrachtTech und die Eintracht-App mainaqila – mit News, Merchandising und mehr – musste sich der Ticketverkauf nahtlos integrieren.
Die Lösung entstand dabei in enger Co-Creation: Eintracht Frankfurt brachte die Anforderungen, Use Cases und Prozesslogiken ein und entwickelte gemeinsam mit dem Partner eine passgenaue Lösung, die weit über eine Standardimplementierung hinausgeht. „Gemeinsam haben wir ein Ticketing-Erlebnis geschaffen, das zu einem der digitalsten Vereine der Bundesliga passt“, sagt Weidemann. Das System ist dort bis heute im Einsatz.
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Ebenso bei weiteren Veranstaltern, etwa beim House of Magic – der magischen Welt der Ehrlich Brothers in Oberhausen. Dort werden konkrete Zeitslots gebucht: mit dem Ticketing-System ebenfalls problemlos abbildbar. Wer würde denn noch gut ins Portfolio passen? „Da habe ich gar kein konkretes Unternehmen im Blick. Gern etwas Herausforderndes – mit Prozessen, die neu gedacht werden müssen und auf die wir unser flexibles System anwenden können“, so Weidemann.
Relaunch nach zehn Jahren
Nach zehn Jahren im Einsatz hat das Ticketing-System 2026 einen umfassenden Relaunch erhalten. Das Frontend wurde grundlegend überarbeitet, neue gesetzliche Anforderungen an die Barrierefreiheit umgesetzt und Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden, Projektteams sowie Best Practices aus dem Markt integriert. Auch die Usability wurde nochmals deutlich geschärft. „Unser Ziel war ein Ticketing-System, das auf dem Smartphone genauso intuitiv funktioniert wie am Desktop und gleichzeitig die Anforderungen an Barrierefreiheit zuverlässig erfüllt.“ Bei der Überarbeitung kam deutlich früher als beim ersten Projekt ein Klickdummy zum Einsatz. „Der Klickdummy hat uns Wochen gespart und Missverständnisse verhindert, bevor auch nur eine Zeile Code geschrieben wurde. Das machen wir nie wieder anders.“
Und wie sieht Ticketing im Jahr 2036 aus? Weidemann ist überzeugt: „Menschen werden sich auch in Zukunft treffen wollen – und Veranstaltungen bleiben dafür der ideale Anker. Aber wie sie einen Zugang zu diesem Erlebnis erwarten, wird sich verändern. Insbesondere KI wird die Erwartungen neu definieren. Weil wir die Kundenbedürfnisse konsequent in den Fokus stellen und unsere Services weiterentwickeln, bin ich zuversichtlich: Auch in zehn Jahren wird unser System funktionieren.“
Ticketing-System der Leipziger Messe – die wichtigsten Fakten
- Entwicklung gestartet: 2016
- Erster Einsatz: 2017 zur MEDCARE
- Ansatz: agile Eigenentwicklung statt externer Standardlösung
- Besonderheit: hochflexibles, modulares Ticketing-System für unterschiedliche Veranstaltungsformate
- Funktionen: u. a. Ticketverkauf, Sitzplatzbuchung, Akkreditierungen, komplexe Verkaufsregeln, Kundeneinladungs- und Gutscheinlogiken, Zertifikatsvergabe, Kontingentsteuerung, ÖPNV-Integration
- Rollout: vollständige Umstellung aller Messeveranstaltungen innerhalb von rund zwei Jahren
- Externe Nutzung: u. a. bei Eintracht Frankfurt, Deutscher Volkshochschultag, House of Magic
- Weiterentwicklung: umfassender Relaunch nach zehn Jahren – Schwerpunkte: Usability, Barrierefreiheit, mobiles Frontend
