Wann ist für ein Unternehmen der richtige Zeitpunkt zu sagen: „Jetzt starten wir auf einer Messe durch“?
Carmen Bender: Den einen perfekten Moment gibt es gar nicht, denn eine Messe bietet in jeder Unternehmensphase enorme Chancen! Produktneuheiten sind natürlich ein klassischer, fantastischer Aufhänger – wenn Sie eine Innovation haben, die maximale Aufmerksamkeit verdient. Aber auch für junge Unternehmen, die sich frisch im Markt positionieren und im Handumdrehen neue, wertvolle Kundenkreise erschließen wollen, ist ein eigenständiger Messeauftritt ein echter Katalysator. Was man nicht unterschätzen darf: Eine Messe bietet auf engstem Raum einen unbezahlbaren Marktüberblick und direkten Zugang zu topaktuellem Branchen-Know-how. Und das Schönste daran: Messe ist gelebtes Netzwerk. Hier treffen sich Partner, Medien und Verbände auf Augenhöhe – und am Abend gern auch zu einem Glas Wein. Im persönlichen Miteinander entsteht ein ganz besonderer Raum für neue Ideen. Dieses persönliche Treffen hat immer wieder eine ganz eigene Dynamik.
Foto: Leipziger Messe
Die passende Messe finden
Und wie finde ich die passende Messe für meinen ersten Auftritt?
Carmen Bender: Bevor man die Entscheidung für eine bestimmte Messe trifft, sollte man sich über grundsätzliche Dinge bewusst werden: Welche Ziele will ich mit dem Messeauftritt erreichen? Wer sind meine Zielgruppen und sind diese auf der jeweiligen Messe auch wirklich vertreten? Zudem sollte man bezüglich des Budgets eine erste grobe Zahl im Kopf haben. Mit diesen Grundsteinen empfehle ich dann den direkten, unkomplizierten Kontakt zum Messe-Projektteam. Man ist schnell versucht, nur den digitalen Standkonfigurator zu nutzen, doch der gibt nur einen Teil wieder. Daher: lieber anrufen, miteinander sprechen – dann hat man direkt alle Informationen zusammen.
Budget, Story und Vor-Ort-Ansprache
Gerade das Thema Budget wirkt auf Erstaussteller manchmal wie eine große Unbekannte …
Carmen Bender: Klar. Es ist ganz normal, dass man vor dem ersten Messeauftritt die Kostenstruktur noch nicht genau kennt. Für uns als Projektteam ist es daher total gut, wenn ein Unternehmen anruft und sagt: „Mensch, wir haben ein Budget von X Euro – was können wir da machen?“ Wir schlüsseln dann gemeinsam ganz transparent auf, wie sich die Kosten optimal aufteilen: von der idealen Standfläche über den Standbau und das Personal bis hin zu notwendigen, aber auch nützlichen Zusatzleistungen wie Strom oder dem begleitenden Marketing. Übrigens: Für Erstaussteller und Start-ups gibt es häufig hervorragende Förderprogramme vom Bund oder den Ländern. Auch diese Info bekommen Unternehmen in einem persönlichen Gespräch mit uns ganz einfach.
Budget und Rahmenbedingungen stehen also auf soliden Beinen. Nun geht’s an die Umsetzung?
Carmen Bender: Noch nicht ganz. Bevor es in die Detailplanung des Messeauftritts geht, braucht es noch eine Sache: die Story. Wir empfehlen Ausstellern immer, sich genau zu überlegen, welche Geschichte sie mit ihrem Auftritt erzählen wollen. Welche Botschaft sollen die Besucher mitnehmen, wenn sie an ihrem Stand waren? Wenn dieser rote Faden erst einmal steht, wird die restliche Ausgestaltung viel einfacher.
Wer sollte denn während der Messe am besten am Stand stehen, um das Unternehmen zu repräsentieren?
Carmen Bender: Derjenige, der die Ziele des Messeauftritts am besten zur Umsetzung bringen kann. Steht die Neukundengewinnung im Fokus, sind natürlich die Vertriebskollegen gefragt. Wenn die Messe fürs Recruiting genutzt werden soll, braucht es das HR-Team vor Ort. Und für die Umsetzung schlauer Programme und Marketingaktivitäten dürfen die Marketingkollegen natürlich nicht fehlen.
Foto: Leipziger Messe
Als Aussteller unter Ausstellern auffallen
Gibt es ein Geheimrezept, um in der Menge der Ausstellenden herauszustechen?
Carmen Bender: Attraktivität und Offenheit sind der Schlüssel! Und das auf drei Ebenen: Ein einladendes, offenes Standdesign, das im Vorbeigehen neugierig macht. Ein herzliches Messeteam, das aktiv und mit einem Lächeln auf die Menschen zugeht, statt passiv hinter einem Tisch zu sitzen. Und natürlich spannende Erlebnisse am Stand. Das können tolle Live-Demonstrationen sein – auf der PaintExpo zum Beispiel ein Live-Sprayer in Aktion. Es braucht dafür gar kein riesiges Budget, sondern einfach eine frische, clevere Idee, die begeistert. Ich sage immer: Überlegen Sie sich, was Sie selbst am Stand reizen würde, wie Sie gern empfangen werden möchten. Dann liegt die Antwort auf der Hand.
Foto: Leipziger Messe
So gelingt die Zeitplanung
Wann ist der ideale Zeitpunkt, um die Gespräche mit dem Projektteam der Messe zu starten?
Carmen Bender: Ganz klar: Je früher, desto besser – und entspannter! Wer frühzeitig bucht, sichert sich meist nicht nur attraktive Frühbucherrabatte oder vermeidet Verspätungszuschläge, sondern hat auch noch Auswahl bei den besten Platzierungsoptionen in den Hallen. Ich empfehle im Idealfall einen Vorlauf von rund einem Jahr. Dann ist noch ausreichend Zeit, das Programm, das begleitende Marketing und das Personal zu planen. Natürlich geht es auch kürzer, dann muss man eben etwas schneller agieren. Aber wer in seinem Unternehmen kurze Entscheidungswege hat, wird das natürlich auch schaffen.
Das Danach: Erfolgsmessung
Woran messen Aussteller für Sie den Erfolg eines Messeauftritts?
Carmen Bender: Auch das hängt natürlich von den Zielen ab. Eine Messe ist ja selten ein Ort, an dem ausschließlich Verträge unterschrieben werden. Sie ist vielmehr ein Marktplatz und der perfekte Raum, um persönlich und ausführlich miteinander zu sprechen. Wer regelmäßig auf Messen ausstellt, weiß um den Wert des „Nachmessegeschäfts“. Für Erstaussteller ist das manchmal schwer greifbar, da Effekte und Abschlüsse oft erst Monate später sichtbar werden. Umso sinnvoller ist es, sich mit erfahrenen Branchenkollegen auszutauschen. Und zu guter Letzt: Messe ist ein Ort, an dem man die gesamte Branche trifft. Man nimmt unglaublich viel Schwung und Inspiration für die tägliche Arbeit mit nach Hause. Es ist ein bisschen wie Klassentreffen, Kreativcamp und Kundenakquise im Schnelldurchlauf.
Foto: Leipziger Messe
Profi-Tipp für Erstaussteller
Zum Abschluss: Ihr ganz persönlicher „Gold-Tipp“ für alle, die das Abenteuer Messe starten wollen?
Carmen Bender: Lieber eine Messe richtig und mit vollem Fokus machen, als fünf Messen im Jahr nur halbherzig zu bespielen! Bleiben Sie konsequent bei Ihrem Thema und ziehen Sie das, was Sie sich vorgenommen haben, geradlinig durch. Wenn dann alles gut geplant ist, heißt es eigentlich nur noch eins: mit vollem Elan rein und die Zeit genießen. Nach einer Messe ist man meistens ziemlich platt, aber eben auch absolut erfüllt von tollen Gesprächen und neu motiviert. Es ist eben wie ein Klassentreffen – nur dass man sich hoffentlich nicht erst in 10 Jahren wiedersieht.
Der erste Messeauftritt – die Erfolgsfaktoren
- Zeitpunkt: Ein Einstieg lohnt sich jederzeit – besonders bei Neuheiten oder zur Marktpositionierung.
- Erste Schritte: Ziele klären, Zielgruppen prüfen, grobes Budget festlegen und früh Kontakt zum Veranstalter aufnehmen.
- Budget: Standfläche, Standbau, Personal und Zusatzleistungen einplanen, sich über Förderungen für Erstaussteller informieren.
- Messe-Story: Eine klare Botschaft hilft, den Auftritt zu fokussieren und Entscheidungen zu vereinfachen.
- Planung: Idealer Vorlauf: etwa 12 Monate
- Team vor Ort: Vertrieb, HR oder Marketing – je nach Ziel des Auftritts
- Erfolg: Kontakte, Leads und Nachmessegeschäft zählen mehr als direkte Abschlüsse.
- Sichtbarkeit: Offenes Design, aktives Team und erlebbare Inhalte sorgen für Aufmerksamkeit.
Hier gibt es alle Veranstaltungen der Leipziger Messe im Überblick. Auf den Websites gibt es jeweils die Kontaktdaten der Ansprechpartner in den Projektteams.
